Система учета рабочего времени: насколько она необходима в каждой компании

29 Сентябрь 2016

Попробуем разобраться, что такое система учета рабочего времени, чем она полезна и зачем нужна в компании

В настоящее время особенно остро стал вопрос оптимизации работы и повышения эффективности рабочего времени.

На данном этапе времени ни один здравомыслящий руководитель предприятия не хочет платить работнику за время, когда он не работал.

В такой ситуации самым актуальным решением является установка системы учета рабочего времени, которая имеет низкую стоимость, однако дает значительный экономический эффект.

Что представляет из себя такая система?

Самая простая система учета рабочего времени обычно состоит из считывателя со встроенным контроллером регистрации и бесконтактных карт для каждого сотрудника. Приходя и уходя с работы, каждый сотрудник подносит свою бесконтактную карту к считывателю. Тем самым в контроллере запоминаются все факты входа и выхода, на основании чего формируются отчеты и табели рабочего времени.

Система учета рабочего времени может быть усложнена контролем доступа, то есть замком или дверью, которая открывается только при прикладывании карты к считывателю. Причем факт входа может отслеживаться путем того, что дверь действительно была открыта, а не только была приложена карта. Кроме двери может быть реализована система турникетов, то есть система проходной.

Кроме этого существует также возможность реализации системы учета рабочего времени на базе сканеров отпечатков пальца, то есть вместо карт используется просто палец.

 

Какой экономический эффект дает внедрение системы учета рабочего времени?

Учет прихода и ухода сотрудников позволяет вести контроль рабочего времени, которое реально отработано сотрудниками. Ведение такого учета позволяет значительно сократить потери временных трудозатрат и повысить уровень трудовой дисциплины работников компании.

С помощью такой системы есть возможность в любой момент времени получить информацию об отработанных каждым сотрудником часов с учетом всех его опозданий (на работу, с работы, на обед, с обеда), командировок и отпусков, отгулов и больничных в удобном и наглядном виде.Получаемый отчет может включать в себя данные как по каждому из дней, так и итоговые за заданный период времени.

Обычно выгрузка данных осуществляется в «1С:Предприятие».Также у таких систем есть возможность настройки любых индивидуальных графиков работы.

Далее приведем пример расчета экономического эффекта от внедрения системы учета рабочего времени для компании с 60 сотрудниками, работающих 22 дня в месяц по 8 часов в день.

Расчёт экономического эффекта

Численность сотрудников 60 чел.
Средняя месячная зарплата одного сотрудника 700 руб.
Нарушение трудовой дисциплины на одного сотрудника в день 10 мин.
Экономия рабочих часов всех сотрудников в месяц 220 час.
Полная экономия зарплаты в месяц 875 руб.

 

Проведем полный расчет экономического эффекта:

Если каждый сотрудник каждый день, будет задерживаться на работу, в среднем, на 10 минут, то 60 сотрудников за месяц «недоработают»:

60 человек × 10 мин. × 22 дня = 1320 минут = 220 часов

Значит, экономия заработной платы всех сотрудников в месяц составит:

система учета рабочего времени эффективность

Стоимость комплекта оборудования для организации учета рабочего времени для приведенной в пример компании составляет ориентировочно 1500 рублей. Это показывает, что затраты на установку такой системы окупаются менее чем через 2 месяца, а далее система начинает приносить прибыль. Кроме этого точный учет рабочего времени дисциплинирует сотрудников и делает расчет заработной платы более прозрачным и справедливым.

Система учета рабочего времени обычно включает в себя:

  • Считыватель со встроенным контроллером
  • Программное обеспечение
  • Бесконтактные карты
  • Дверь с электронным замком
  • Турникет (турникеты): система проходной

Принцип работы системы учета рабочего времени

На входе в офис или иное помещение компании устанавливается один или несколько контроллеров регистрации, а на компьютер руководителя или другого контролирующего органа устанавливается специальное программное обеспечение (ПО), которое фиксирует передвижения сотрудников. На проходной крупного предприятия обычно устанавливаются турникеты, которые применяются не только для учета рабочего времени, но и для контроля и управления доступом на предприятие.

система учета рабочего времени - простая схема

Сотрудники, приходя на работу и уходя с нее, прикладывают карты к контроллеру, после чего данные о зафиксированных событиях входа/выхода запоминаются и передаются в ПО. Однако стоит заметить, что постоянная работа компьютера не требуется, так как все события остаются в памяти контроллера и могут быть переданы в позже. На основе полученных данных могут быть сформированы необходимые отчеты о нарушениях трудовой дисциплины, а также сформирован табель рабочего времени сотрудников. Такой отчет может автоматически отправляться сотрудникам на электронную почту.

Какие функции может выполнять система учета рабочего времени:

  • Учет рабочего времени всех сотрудников и назначение рабочих графиков
  • Разграничение прав доступа по времени, объектам, зонам компании
  • Интеграция системы с «1С:Предприятие», что позволяет автоматизировано выгружать табели учета рабочего времени
  • Интеграция с другими системами безопасности: видеонаблюдение, охранной и пожарной сигнализацией
  • Выдача сигнала тревоги при несанкционированном доступе или пожаре
  • Контроль повторных проходов
  • Получение различных типов отчетов с возможностью выгрузки и отправки по электронной почте сотрудникам или руководству компании
  • Создание графического оформления пропусков сотрудников компании, которые могут быть в виде пластиковой карты, брелока, браслета и т.д.
  • Возможность автоматизировано работать с гостевыми пропусками: вводить паспортные и иные данные при поступлении заявки

Система учета рабочего времени — хороший инструмент для оптимизации работы и повышения эффективности рабочего времени. Учет прихода и ухода сотрудников позволяет вести контроль времени, которое реально отработано сотрудниками, что позволяет значительно сократить потери временных трудозатрат и повысить уровень трудовой дисциплины работников компании.


Компания «Современная безопасность» занимается проектированием, установкой и обслуживанием всех возможных систем учета рабочего времени.

Кроме этого компания занимается установкой всех возможных систем безопасности, а также продажей всех необходимых комплектующих и обслуживанием таких систем, как видеонаблюдение, пожарная и охранная сигнализацияконтроль и управление доступом, пожаротушение и дымоудалениеавтоматизированные парковки и другие системы.

У компании есть все необходимые лицензии и аттестации, а также гарантия 5 лет!

Похожие статьи:

11 Декабрь 2017

Какую охранную сигнализацию выбрать?

  Если вы хотите защитить своё имущество (дом, дача, офис), этот вопрос встаёт в первую очередь. Рынок безопасности насыщен предложениями […]

08 Сентябрь 2017

Цифровые или IP камеры видеонаблюдения: что это такое и как правильно выбирать такую систему видеонаблюдения?

Цифровые камеры видеонаблюдения: что это такое и как правильно выбрать такую систему? С каждым днем технологии становятся всё более современными […]

19 Июль 2017

О системах пожаротушения и дымоудаления.

А много ли Вы знаете про пожаротушение и дымоудаление? Попробуем разобраться в основных вопросах про пожаротушение и дымоудаление. Разберем следующие […]

27 Июнь 2017

Паркинги – системная автоматизация

Автоматизация все больше входит во все сферы нашей жизни, обеспечивая удобство и комфорт простому обывателю. Зачастую за простотой стоят сложные […]